DATASKYDD

Automaa Oy är ett dotterbolag till Handelslaget KPO. Vi hanterar personuppgifter i Automaa och Handelslaget KPO för att kunna betjäna dig så bra som möjligt. Vi har personuppgifter om vår personal, våra kunder och våra affärspartner. Personuppgifter är till exempel förnamn, släktnamn, personbeteckning, telefonnummer eller information om användning av en tjänst.

I Handelslaget KPO har vi ordnat behandlingen av personuppgifter i olika personregister enligt syftet för uppgifterna. Vi behandlar personuppgifter omsorgsfullt och lagenligt.
På Handelslaget KPO:s webbplats har vi samlat information om hur dataskyddet har genomförts. På webbplatsen kan du läsa principerna för dataskydd, information om behandlingen av personuppgifter, dina rättigheter, våra kontaktuppgifter och personregister.

Gå till S-gruppens dataskyddssidor här. Du kommer till Handelslaget KPO:s register och dataskyddsinformation här.

DATASKYDDSBESKRIVNING

1 Personuppgiftsansvarig
Namn
Automaa Oy

Adress
c/o Handelslaget KPO, PB 516, 67101 Karleby

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Namn
Person som handlägger registerärenden: tietosuoja.kpo@sok.fi

Adress
c/o Handelslaget KPO, PB 516, 67101 Karleby

3 Registrets namn
Bilhandelns kundregister

4 Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter behandlas för skötsel och utveckling av kundrelationen till bilaffären som en del av processerna för bilförsäljning och eftermarknadsföring.

Ändamålen med behandlingen av personuppgifter i bilförsäljningsprocessen är:
• Mottaga och besvara offertförfrågningar
• Göra offert, orderavtal och köpeavtal och bokföra genomförda affärer
• Genomföra provkörning eller bilhyrning
• Värdera kundens bytesbil
• Säkerställa tillgången på märkesimportörns tjänster
• Besvara kundernas kontakter
• Uppgöra ansökan om avbetalningsfinansiering, uppgöra avbetalningsavtal och fakturering.
• Försäkra bilen
• Registrera bilen
• Säkerställa kundtillfredsställelse
• Direktmarknadsföring av nya bilar och bilaffärens tjänster

Ändamålen med behandlingen av personuppgifter i eftermarknadsföringsprocessen är:
• Försäljning av reservdelar
• Till service på bilen anknutna tjänster
• Ingå avtal om bilservice
• Skadereparationer
• Garantiärenden, importörens återkallelser
• Däckhotell
• Uppgöra och fakturera avbetalningsavtal för serviceverksamhet
• Påminnelser om underhåll
• Direktmarknadsföring inom eftermarknadsföringen och säkerställa kundtillfredsställelse

Administrera bilbesiktning Ändamålen med behandlingen av personuppgifter i direktmarknadsföringen är:
• Marknadsföring av tjänster och produkter
• Utskick av inbjudningar till evenemang
• Kontakta potentiella kunder

5 Registrets informationsinnehåll
• kundens namn
• adress
• kundens telefonnummer eller e-postadress

Offert:
• kundens namn
• adress
• e-post
• medgivande till eller förbud mot marknadsföring
• uppgift om godkänd eller avslagen ansökan om finansiering
• personuppgift för provkörning av bil
Köp och beställningsavtal:
• kundens namn
• personbeteckning
• adress
• e-post
• medgivande till eller förbud mot marknadsföring

Ansökan om finansiering görs via bilaffärens system till finansieringsbolaget. Uppgifterna lagras inte i bilaffärens system:
• yrke
• arbetsgivare
• anställningens form
• årsinkomst
• uppgifterna om medsökande
• kopia av körkort
Försäkring och registrering:
• personbeteckning
• uppgifter om bilen

Bokning av service:
• bilens registreringstecken på basis av vilket uppgifterna om bilen, ägaren och innehavaren hämtas från Trafiks tjänst.
• medgivande till eller förbud mot marknadsföring

Serviceverkstadens arbetsorder:
• kundens namn
• adressuppgifter
• telefon
• e-postadress
• uppgifter om bilen
• försäkringsbolagets CABAS-kalkyl för ersättning

Besiktning:
• kundens namn
• kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, adress)

Skrotningsintyg:
• kundens namn

6 I regel använda informationskällor
Uppgifterna fås av kunden och från Trafis fordonsdataregister. Från finansieringsbolaget får man uppgift om godkänd eller avslagen ansökan om finansiering. Uppgifterna som gavs i anknytning till ansökan lagras inte. Uppgifterna om bilen försäkringar fås från försäkringsbolaget. Lista över återkallelse fås av märkets importör och/eller Trafi. Kontaktuppgifterna för direktmarknadsföring anskaffas av huvudmännen för nya bilar av bilmärkena som vi representerar (Volvo Car Finland Oy, Ford Oy, Bassadone Automotive Nordic Oy) och kommersiella aktörer samt om kunden godkänner det på vår webbplats.

7 Mottagargrupper
Personuppgifter behandlas för i denna beskrivning angivna ändamål i elektroniska system och tjänster, Vi anlitar externa servicepartner för produktion av system och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till tjänstepartnerna som vi anlitar till den del som dessa deltar i genomförandet av åtgärder inom det givna uppdraget. Vi ser i lagenlig ordning till att våra partners skydd för personuppgifter är på tillräckligt hög nivå. Personuppgifter kan enligt avtal eller på basis av gällande lagstiftning överlåtas enligt följande – till bilens importör uppgift om bilköpet för aktivering av importörens tjänster samt uppgifter som anknyter till en eventuell garantireparation eller återkallelse – till trafiksäkerhetsverket Trafi för registrering av bilen – till försäkringsbolaget för försäkring av bilen samt för reparationer som kräver ersättning – till finansieringsbolaget för avbetalningsfinansiering. Vi överlåter uppgifter inom gränserna för vad den gällande lagstiftningen tillåter och förpliktar till, i till exempel svar på myndigheters begäran om information. Uppgifter om köp överlåts till S-gruppens ägarkunds och kundregister för utbetalning av Bonus då kunden har använt S-Förmånskortet.

8 Tredje länder och internationella organisationer till vilka uppgifter överförs eller uppgift om att personuppgifter inte överförs till tredje länder eller internationella organisationer
Kunduppgifter överförs till länder utanför EU eller EES, om detta är nödvändigt för det tekniska utförandet av behandlingen av personuppgifter. Våra servicepartner inom underhåll och teknisk support har genom relevanta avtal förbundit sig till EU:s modellavtal.

9 Förvaringstider för personuppgifter eller kriterier för fastställande av dessa
Personuppgifterna som avses i denna beskrivning förvaras endast så länge och i så stor utsträckning som det är nödvändigt och den personuppgiftsansvarige utnyttjar dem i verksamhet som anknyter till de angivna syftena för behandling. Personuppgifter och uppgifter om prospekt som skaffats för direktmarknadsföring  av andra, förvarar vi den tid som definieras i köpeavtalet eller högst i 1 år, om offerten eller kontakten inte leder till en kundrelation.
• Erbjudanden som gjorts på bilar förvaras så länge offerten gäller och högst 1 år.
• Värderingskort för bytesbil: utskriften förvaras bland bilens papper det innevarande året + 6 år.
• Provkörningsdokument förvaras 1 år.
• Beställnings och köpeavtalet förvaras enligt bokföringslagen det innevarande året + 6 år.
• Uppgifterna genomgås och raderas en gång om året.
• Ett exemplar av serviceverkstadens arbetsorder skickas med fakturan till bokföringen där den förvaras skuldens preskriptionstid, det innevarande året + 3 år.
• Ett annat exemplar av arbetsordern förvaras i 3 år enligt reparationsvillkoren och skadegarantin.
• Försäkringsbolagets CABAS-kalkyl arkiveras tillsammans med arbetsordern, fotografierna arkiveras på hårddisk på nätet och raderas då förvaringstiden går ut.
• Ett exemplar av skrotningsintyget från Kuusakoski förvaras i bilaffären och ett exemplar skickas till importören.

10 Den registrerades rättigheter
En registrerad person har följande rättigheter:
• Rätt att få tillgång till personuppgifter
• Rätt till korrigering av uppgifter
• Rätt till radering av uppgifter (då grunden för behandlingen är samtycke eller det inte finns någon laglig grund för lagringen)
• Rätt till begränsning av behandling (personuppgifternas korrekthet bestrids eller behandlingen är lagstridig)
• Rätt att göra invändningar (direktmarknadsföring eller annan på berättigat intresse grundad behandling)
• Rätt att återta samtycke
• Rätt till överföring från ett system till ett annat (avseende automatisk behandling)
• Rätt att bli informerad om personuppgiftsincident

Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om hur personuppgifterna behandlas, kan hen kontakta den i denna beskrivning nämnda personuppgiftsansvarige. En person har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet, om hen anser att man vid behandlingen av hens personuppgifter bryter mot tillämplig dataskyddslagstiftning.

11 Information som minst krävs för identifiering samt autentiseringens styrka som förutsätts
Bilförsäljning:
• namn (förnamn, släktnamn)
• adress (gatuadress, postnummer, postanstalt)
• telefon
• e-postadress
• födelsetid
• bilens registreringstecken

Eftermarknadsföring:
• namn (förnamn, släktnamn)
• adress (gatuadress, postnummer, postanstalt)
• telefon
• bilens registreringstecken

Direktmarknadsföring:
• namn (förnamn, släktnamn)
• e-postadress

12 Återtagande av medgivande
En person har rätt att när som helst återta sitt samtycke till direktmarknadsföring. Återtagande av medgivande påverkar inte lagligheten av behandling som utförts på basis av medgivandet innan det återtogs.
Medgivande till marknadsföring återtas genom att kontakta bilaffären.

13 Följderna för avtalet att personuppgifter inte lämnas
Köpet av eller servicen på bilen genomförs inte.

14 Uppgifter som är relevanta för automatiserat beslutsfattande eller profilering
Behandlingen av personuppgifter har inte anknytning till automatiskt beslutsfattande, och man utför inte profilering på basis av personuppgifterna.

15 Följderna av att personuppgifter behandlas
Vi skyddar personuppgifter omsorgsfullt genom hela deras livscykel genom att använda vederbörliga metoder för dataskydd och datasäkerhet. Systemleverantörerna för bilhandeln behandlar personuppgifter i informationssäkra serverutrymmen. Åtkomsten av personuppgifter är begränsad och de anställda har sekretessplikt. I S-gruppen skyddar vi personuppgifter bl.a. genom förebyggande riskhantering och säkerhetsplanering, med kommunikationstekniska medel och genom att använda säkra anläggningsutrymmen, passerkontroll och säkerhetssystem. De fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den inledande behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljandet av användarrättigheter är kontrollerat. Vi utbildar regelbundet den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter, och ser till att också våra samarbetspartners personal förstår personuppgifternas konfidentiella karaktär och betydelsen av säker behandling.

Vi är noggranna vid valet av underleverantörerna som vi anlitar. Vi uppdaterar kontinuerligt våra interna procedurer och reglementen.

Om personuppgifter råkar i fel händer trots alla våra skyddsåtgärder, är det möjligt att en identitet stjäls eller att personuppgifter missbrukas på annat sätt. Om vi upptäcker en sådan incident, börjar vi omedelbart reda ut den och förhindra skadeverkningar. Vi informerar de vederbörliga myndigheterna och de registrerade om personuppgiftsincidenten enligt gällande lagstiftning.

Uppgjort 30.11.2020