TIETOSUOJA

Automaa Oy on Osuuskauppa KPO:n tytäryhtiö. Käsittelemme Automaalla ja Osuuskauppa KPO:ssa henkilötietoja voidaksemme palvella sinua mahdollisimman hyvin. Meillä on henkilötietoja henkilöstöstämme, asiakkaistamme ja liikekumppaneistamme. Henkilötietoja ovat esimerkiksi etunimi, sukunimi, henkilötunnus, puhelinnumero tai palvelun käytöstä kertyvä tieto.

Olemme Osuuskauppa KPO:ssa järjestäneet henkilötietojen käsittelyn eri henkilörekistereihin tietojen käyttötarkoitusten mukaisesti. Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja lainmukaisesti.
Olemme koonneet Osuuskauppa KPO:n sivuille tietoa tietosuojan toteuttamisesta. Sivuilta löydät tietosuojaperiaatteet, informaatiota henkilötietojen käsittelystä, sinun oikeutesi, evästeinformaation, yhteystiedot sekä henkilörekisterit.

Siirry S-ryhmän tietosuojasivustolle tästä. Pääset suoraan Osuuskauppa KPO:n rekistereihin ja tietosuojainformaatioon tästä.

 

TIETOSUOJASELOSTE


1 Rekisterinpitäjä

Nimi
Automaa Oy

Osoite
c/o Osuuskauppa KPO, PL 516, 67101 Kokkola

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi
Rekisteriasioita hoitava henkilö: tietosuoja.kpo@sok.fi

Osoite
c/o Osuuskauppa KPO, PL 516, 67101 Kokkola

3 Rekisterin nimi

Autokaupan asiakasrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään autokaupan asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen osana automyynti ja jälkimarkkinointiprosesseja.
Autonmyyntiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
•    Tarjouskyselyiden vastaanottaminen ja niihin vastaaminen
•    Tarjouksen, tilaus ja kauppasopimuksen teko ja toteutuneiden kauppojen kirjaaminen
•    Koeajon tai autonvuokrauksen toteuttaminen
•    Arvion antaminen asiakkaan vaihtoautosta
•    Automerkin maahantuojan palveluiden varmistaminen
•    Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
•    Osamaksurahoitushakemuksen teko, osamaksusopimuksen teko ja laskutus.
•    Auton vakuuttaminen
•    Auton rekisteröinti
•    Asiakastyytyväisyyden varmistaminen
•    Suoramarkkinointi uusista autoista ja autokaupan palveluista

Jälkimarkkinointiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
•    Varaosamyynti
•    Auton huoltoon liittyvät palvelut
•    Autonhuoltosopimusten teko
•    Vauriokorjaukset
•    Takuuasioiden hoito, maahantuojan takaisinkutsut
•    Rengashotelli
•    Huollon osamaksusopimusten teko ja laskutus
•    Huoltokutsut
•    Jälkimarkkinoinnin suoramarkkinointi ja asiakastyytyväisyyden varmistaminen

Autokatsastuksen hallinta Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
•    Palveluiden ja tuotteiden markkinointi
•    Tapahtumakutsujen lähettäminen
•    Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi

5 Rekisterin tietosisältö

•    asiakkaan nimi
•    osoite
•    asiakkaan puhelinnumero tai sähköposti

Tarjous:
•    asiakkaan nimi
•    osoite
•    sähköposti
•    markkinointisuostumus tai kielto
•    tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta
•    henkilötunnus auton koeajoa varten

Kauppa ja tilaussopimus:
•    asiakkaan nimi
•    henkilötunnus
•    osoite
•    sähköposti
•    markkinointisuostumus tai kielto

Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle. Tiedot eivät tallennu autokaupan järjestelmään:
•    ammatti
•    työnantaja
•    työsuhteen muoto
•    vuositulot
•    rinnakkaishakijan tiedot
•    kopio ajokortista

Vakuutus ja rekisteröinti:
•    henkilötunnus
•    auton tiedot

Huollon ajanvaraus:
•    auton rekisterinumero, jonka perusteella auton, omistajan ja haltijan tiedot haetaan Trafin palvelusta
•    markkinointisuostumus tai kielto

Huollon työmääräys:
•    asiakkaan nimi
•    osoitetiedot
•    puhelinnumero
•    sähköpostiosoite
•    auton tiedot
•    vakuutusyhtiön CABASlaskelma korvaustilanteissa

Katsastus:
•    asiakkaan nimi
•    yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)

Romutustodistus:
•    asiakkaan nimi

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Trafin ajoneuvo tietorekisteristä. Rahoitusyhtiöltä saadaan tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta. Hakemuksen yhteydessä annetut tiedot eivät tallennu. Vakuutusyhtiöltä saadaan autovakuutustiedot. Takaisinkutsulista saadaan automerkin maahantuojalta ja/tai Trafilta. Suoramarkkinointikontaktitietoja hankitaan edustamiemme uusien autojen päämiehiltä (Volvo Car Finland Oy, Ford Oy, Bassadone Automotive Nordic Oy) ja kaupallisilta toimijoilta sekä asiakkaan hyväksyessä markkinointiluvan kotisivuiltamme.

7 Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin  tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä ja  tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää  käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä  osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan  riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan  lainsäädännön perusteella luovuttaa   - auton maahantuojalle tieto autokaupasta  maahantuojan palveluiden aktivoimiseksi sekä tietoa  mahdolliseen takuukorjaukseen tai takaisinkutsuun  liittyen  - liikenteen turvallisuusvirasto Trafille auton  rekisteröintiä varten  - vakuutusyhtiölle auton vakuuttamista varten sekä  korvausta vaativissa korjaustilanteissa  - rahoitusyhtiölle osamaksurahoitusta varten  Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan  lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-Etukorttia.

8 Kolmannet maat ja  kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai  tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun  se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito tai teknisen tuen  palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut  EU:n mallisopimuksiin.

9 Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat  tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Muualta suoramarkkinointiin hankittuja henkilötietoja ja  prospektien tietoja säilytämme ostosopimuksen määrittelemän ajan tai enimmillään 1 vuoden ajan, mikäli tarjous tai yhteydenotto ei johda asiakkuuteen. 
• Autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen  voimassaoloaika ja enintään 1 vuoden ajan.
• Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään auton paperien  mukana kuluva + 6 vuotta.
• Koeajoasiakirjoja säilytetään 1 vuosi.
• Tilaus ja kauppasopimusta säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta.
• Tietojen läpikäynti ja hävitys  toteutetaan kerran vuodessa. 
• Huollon työmääräyksen yksi kappale toimitetaan laskun kanssa  kirjanpitoon, jossa työmääräystä säilytetään velan  vanhenemisaika kuluva + 3 vuotta.
• Työmääräyksen toinen kappale säilytetään korjausehtojen ja vahinkotakuun mukaisesti 3 vuotta.
• Vakuutusyhtiön CABASlaskelma arkistoidaan työmääräyksen mukana, kuvat  arkistoidaan verkkolevylle ja hävitetään säilytysajan päätyttyä.
• Kuusakoskelta saadusta romutustodistuksesta säilytetään yksi kopio autoliikkeessä ja yksi kopio toimitetaan maahantuojalle.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (kun käsittelyperuste on  suostumus tai lakiperustetta säilytykselle ei ole)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden  kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi tai muu oikeutetun edun perusteella tapahtunut käsittely)
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen  käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa  henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä  selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus  valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien  henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa  tietosuojasääntelyä.

11 Tunnistamiseen tarvittavat minimitiedot sekä edellytetty tunnistamisen vahvuus

Automyynti:
• nimi (etunimi, sukunimi)
• osoite (katuosoite, postinumero, postitoimipaikka)
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• syntymäaika
• auton rekisterinumero

Jälkimarkkinointi:
• nimi (etunimi, sukunimi)
• osoite (katuosoite, postinumero, postitoimipaikka)
• puhelinnumero
• auton rekisterinumero

Suoramarkkinointi:
• nimi (etunimi, sukunimi)
• sähköpostiosoite

12 Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä autokauppaan.

13 Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Auton osto tai huolto ei toteudu.

14 Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

15 Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja ja tietoturvallisuuskeinoja. Autokaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on  salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa  ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla,  tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia  laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää  henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen.


Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot  joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia  ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. 

 

Laatimispäivä 30.11.2020