AUTOMAA OY ASIAKASREKISTERI
TIETOSUOJASELOSTE (14.01.2025 alkaen)
Automaa Oy on Osuuskauppa KPO:n tytäryhtiö. Käsittelemme Automaalla ja Osuuskauppa KPO:ssa henkilötietoja voidaksemme palvella sinua mahdollisimman hyvin. Meillä on henkilötietoja henkilöstöstämme, asiakkaistamme ja liikekumppaneistamme. Henkilötietoja ovat esimerkiksi etunimi, sukunimi, henkilötunnus, puhelinnumero tai palvelun käytöstä kertyvä tieto.
Olemme Osuuskauppa KPO:ssa järjestäneet henkilötietojen käsittelyn eri henkilörekistereihin tietojen käyttötarkoitusten mukaisesti. Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja lainmukaisesti.
Olemme koonneet Osuuskauppa KPO:n sivuille tietoa tietosuojan toteuttamisesta. Sivuilta löydät tietosuojaperiaatteet, informaatiota henkilötietojen käsittelystä, sinun oikeutesi, evästeinformaation, yhteystiedot sekä henkilörekisterit.
Siirry S-ryhmän tietosuojasivustolle tästä. Pääset suoraan Osuuskauppa KPO:n rekistereihin ja tietosuojainformaatioon tästä.
1. Rekisterinpitäjä
Automaa Oy
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään autokaupan asiakassuhteen hoitamiseen ja ylläpitoon, sekä palveluiden/tuotteiden markkinointiin ja kehittämiseen.
Autonmyyntiprosessissa käsittelemme henkilötietoja mm. asiakasviestinnän tarkoituksiin, tarjouksen laatimiseksi, ajoneuvojen rahoituksen mahdollistamiseksi ja auton rekisteröimiseksi.
Käsittelemme henkilötietoja myös jälkimarkkinoinnin tarkoituksiin, kuten varaosamyyntiin ja huoltokutsujen lähettämiseen. Voimme lähettää myös suoramarkkinointia palveluistamme ja tuotteistamme.
Voimme käsitellä henkilötietoja myös auton katsastuksen, auton romutuksen, autonvuokrauksen ja koeajojen järjestämiseksi.
Käteiskaupassa käsittelemme henkilötietoja asiakkaan tunnistamiseksi ja varojen alkuperän varmistamiseksi.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
- Asiakkaan nimi ja yhteystiedot (katuosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Henkilötunnus
- Tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta
- Auton tiedot, ml. rekisterinumero ja vakuutustiedot sekä omistajan ja haltijan tiedot
- Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
Mikäli rekisteröity tekee rahoitushakemuksen, käsitellään hakemuksen yhteydessä lisäksi seuraavia tietoja:
- Ammatti
- Työnantaja
- Työsuhteen laatu
- Yhteisvastuullisen hakijan tiedot
- Kopio ajokortista tai ajokortin hallinnollinen nro
Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle, joka toimii kyseisten tietojen rekisterinpitäjänä. Rahoitushakemuksen sisältämät taloudelliset tiedot eivät tallennu autokaupan asiakasrekisteriin.
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä (auton tilaus- ja kauppasopimus, katsastus, osamaksusopimus, tai sopimus huollosta, rengashotellista tai muusta palvelusta).
Henkilötietojen käsittely perustuu tietyiltä osin myös rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitolakiin, liikennevakuutuslakiin, ajoneuvolakiin, sekä lakiin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (jäljempänä ”rahanpesulaki”).
Suora- ja jälkimarkkinoinnin lähettäminen perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, sekä autokaupan asiakkaiden osalta rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Suoramarkkinointia voidaan lähettää oikeutetun edun nojalla ilman asiakkaan suostumusta siinä tapauksessa, että asiakas on ollut jo aikaisemmin autokaupan asiakkaana, ja autokaupalla on hallussa tämän yhteystiedot ja suoramarkkinointi koskee samaa tuotetta tai tuoteryhmää, jonka asiakas on autoliikkeestä aikaisemmin hankkinut.
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus markkinointitarkoituksiin niin halutessaan, sekä kieltäytyä vastaanottamasta suoramarkkinointia. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä osoitteeseen tietosuoja.kpo@sok.fi.
5. Mistä saamme henkilötiedot?
Tiedot saadaan lähtökohtaisesti asiakkaalta itseltään, sekä Traficomin ajoneuvotietorekisteristä.
Rahoitusyhtiöltä saadaan tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta.
Autovakuutustiedot saadaan vakuutusyhtiöltä.
Mahdolliset takaisinkutsutiedot saadaan automerkin kultakin maahantuojalta ja / tai Traficomilta.
Suoramarkkinointikontaktitiedot haetaan kaupallisilta toimijoilta ja / tai asiakasrekisteristämme.
6. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa:
- auton maahantuojalle tämän palveluiden aktivoimiseksi sekä tietoa mahdolliseen takuukorjaukseen tai takaisinkutsuun liittyen
- liikenteen turvallisuusvirasto Traficomille auton rekisteröintiä varten
- vakuutusyhtiölle auton vakuuttamista varten sekä korvausta vaativissa korjaustilanteissa
- rahoitusyhtiölle osamaksurahoitusta varten
Auton huoltohistoria luovutetaan ilman henkilötietoja.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-Etukorttia.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
7. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet
Käsittelemme autokauppaan liittyviä henkilötietojasi pääasiassa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Kuitenkin osa autojen maahantuojista käsittelee henkilötietojasi myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Olemme varmistaneet henkilötietojesi käsittelyn riittävän turvallisuustason tietojenkäsittelysopimuksilla ja muilla lain vaatimilla suojakeinoilla kuten EU:n vakiolausekkeilla. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä. Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiimme tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin. Jos haluat tietää lisää EU-/ETA-alueen ulkopuolella tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä autosi maahantuojaan.
8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi, pääsääntöisesti asiakassuhteen keston ajan. Poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja.
Asiakastietoja säilytetään pääsääntöisesti 10 vuoden ajan asiakkaan edellisestä aktiivisestä asioinnista rekisterinpitäjän kanssa. Tämän jälkeen asiakastiedot poistetaan rekisterinpitäjän järjestelmistä.
Muualta kuin rekisteröidyltä suoramarkkinointiin hankittuja henkilötietoja ja prospektien tietoja säilytämme ostosopimuksen määrittelemän ajan tai enimmillään 6 vuoden ajan, mikäli tarjous tai yhteydenotto ei johda asiakkuuteen.
Asiakkaiden yhteydenottoja kuten tarjouspyyntöjä tai koeajopyyntöjä tai autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen voimassaoloaika tai 6 vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä sekä paperitarjoukset hävitetään.
Asiakkaan tuntemistiedot säilytetään rahanpesulain määrittelemät viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai liiketoiminnan suorittamisesta.
Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään auton paperien tai tarjouksen mukana, säilytysaika kuten tarjouksella.
Koeajokäyttölupa hävitetään, kun auto palautuu koeajolta. Tiedot koeajajasta ovat järjestelmässä ja säilytetään kuten tarjous.
Punakilpisten esittelyautojen käyttöluvat arkistoidaan kirjanpitolain mukainen kuluva + kuusi vuotta.
Tilaus- ja kauppasopimusta säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa.
Jälkimarkkinoinnin asiakastietoja, autojen tietoja ja huoltohistoriaa säilytetään 10 vuotta.
Korjaamo-, katsastus- ja varaosalaskuja säilytetään kuluva + 6 vuotta.
Huollon työmääräyksen yksi kappale toimitetaan laskun kanssa kirjanpitoon, jossa työmääräystä säilytetään velan vanhenemisaika kuluva + 6 vuotta.
Työmääräyksen toinen kappale säilytetään korjausehtojen ja vahinkotakuun mukaisesti 3 vuotta.
Vakuutusyhtiön CABAS-laskelma arkistoidaan työmääräyksen mukana, kuvat arkistoidaan verkkolevylle ja hävitetään säilytysajan päätyttyä, kuluva + 3 vuotta.
Kuusakoskelta saadusta romutustodistuksesta säilytetään yksi kopio autoliikkeessä ja yksi kopio toimitetaan maahantuojalle. Autoliikkeen kopio hävitetään, kun maksettu tuki autoliikkeelle on suoritettu.
Katsastuksen asiakastietoja säilytetään 10 vuotta edellisestä käynnistä. Lakisääteistä auton katsastushistoriaa ei poisteta.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
10. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Auton osto, vuokraus, katsastus tai huolto ei toteudu.
11. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Postiosoite: Automaa Oy c/o Osuuskauppa KPO, PL 516, 67101 Kokkola
Käyntiosoite: c/o Osuuskauppa KPO, Prismantie 1, 67700 Kokkola
Y-tunnus: 1636445-8
Puhelin: 020 780 7000
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858
Tietosuojavastaavan yhteystiedot