TIETOSUOJA
Automaa Oy on Osuuskauppa KPO:n tytäryhtiö. Käsittelemme Automaalla ja Osuuskauppa KPO:ssa henkilötietoja voidaksemme palvella sinua mahdollisimman hyvin. Meillä on henkilötietoja henkilöstöstämme, asiakkaistamme ja liikekumppaneistamme. Henkilötietoja ovat esimerkiksi etunimi, sukunimi, henkilötunnus, puhelinnumero tai palvelun käytöstä kertyvä tieto.
Olemme Osuuskauppa KPO:ssa järjestäneet henkilötietojen käsittelyn eri henkilörekistereihin tietojen käyttötarkoitusten mukaisesti. Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja lainmukaisesti.
Olemme koonneet Osuuskauppa KPO:n sivuille tietoa tietosuojan toteuttamisesta. Sivuilta löydät tietosuojaperiaatteet, informaatiota henkilötietojen käsittelystä, sinun oikeutesi, evästeinformaation, yhteystiedot sekä henkilörekisterit.
Siirry S-ryhmän tietosuojasivustolle tästä. Pääset suoraan Osuuskauppa KPO:n rekistereihin ja tietosuojainformaatioon tästä.
AUTOMAA OY ASIAKASREKISTERI
TIETOSUOJASELOSTE
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä
Automaa Oy
Postiosoite: c/o Osuuskauppa KPO, PL 516 67101 Kokkola
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858
Käyntiosoite: Osuuskauppa KPO, Prismantie 1, 67700 Kokkola
Y-tunnus: 1636445-8
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.kpo@sok.fi
4. Rekisterin nimi
Automaa Oy asiakasrekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään autokaupan asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen osana automyynti- ja jälkimarkkinointiprosesseja.
Autonmyyntiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
- Tarjouskyselyjen vastaanottaminen ja niihin vastaaminen
- Tarjouksen, tilaus- ja kauppasopimuksen teko ja toteutuneiden kauppojen kirjaaminen
- Käteiskaupassa mahdollinen rahanpesulain mukainen asiakkaan tunnistaminen ja varojen alkuperän varmistaminen
- Koeajon tai autonvuokrauksen toteuttaminen
- Arvion antaminen asiakkaan vaihtoautosta
- Automerkin maahantuojan palveluiden varmistaminen
- Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
- Osamaksurahoitushakemuksen teko, osamaksusopimuksen teko ja laskutus.
- Auton vakuuttaminen
- Auton rekisteröinti
- Asiakastyytyväisyyden varmistaminen
- Suoramarkkinointi autoista ja autokaupan palveluista
Jälkimarkkinointiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
- Varaosamyynti
- Auton huoltoon liittyvät palvelut
- Autonhuoltosopimusten teko
- Vauriokorjaukset
- Takuuasioiden hoito, maahantuojan takaisinkutsut
- Rengashotelli
- Huollon osamaksusopimusten teko ja laskutus
- Huoltokutsut
- Jälkimarkkinoinnin suoramarkkinointi ja asiakastyytyväisyyden varmistaminen
Katsastusprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat
- Auton katsastuksen suorittaminen
- Katsastusmuistutuksien lähettäminen asiakkaalle
- Markkinointi
Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
- Palveluiden ja tuotteiden markkinointi
- Tapahtumakutsujen lähettäminen
- Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi
- Markkinoinnin automaatio
Arvontoihin ja kilpailuihin liittyvän väliaikaisen henkilötietojen keräämisen ja tallentamisen tarkoituksia ovat:
- Arvonnan tai kilpailun suorittaminen
- Yhteyden ottaminen voittajaan ja
- Palkinnon toimittaminen
Hävitämme arvontoihin ja kilpailuihin keräämämme henkilötiedot palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään 1 kk kuluessa toimituksesta.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art. 6.1 b) Sopimus
- Tilaus- ja kauppasopimus, osamaksusopimus
- Huollon työmääräys (sopimus)
- Sopimus muista jälkimarkkinoinnin palveluista kuten rengashotelli
- Katsastusajanvaraus
Art 6.1 a) Suostumus
- Suoramarkkinointisuostumus
Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite
- kauppalaki
- kirjanpitolaki
- liikennevakuutuslaki
- ajoneuvolaki
- laki ajoneuvoliikennerekisteristä
- rahanpesulaski
Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen tai koeajon, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
8. Käsiteltävät henkilötiedot
- Tarjouspyyntö:
o asiakkaan puhelinnumero tai sähköposti
- Tarjous:
o asiakkaan nimi
o osoite
o sähköposti
o markkinointisuostumus tai -kielto
o tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta
- Koeajo:
o asiakkaan nimi
o osoite
o sähköposti
o markkinointisuostumus tai -kielto
o henkilötunnus
- Kauppa- ja tilaussopimus:
o asiakkaan nimi
o henkilötunnus
o osoite
o sähköposti
o markkinointisuostumus tai -kielto
- Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle. Tiedot eivät tallennu autokaupan järjestelmään:
o ammatti
o työnantaja
o työsuhteen muoto
o vuositulot
o rinnakkaishakijan tiedot
o kopio ajokortista
- Vakuutus- ja rekisteröinti:
o henkilötunnus
o auton tiedot
o Huollon ajanvaraus:
o auton rekisterinumero, jonka perusteella auton, omistajan ja haltijan tiedot haetaan Trafin palvelusta
o markkinointisuostumus tai -kielto
- Huollon työmääräys:
o asiakkaan nimi
o osoitetiedot
o puhelinnumero
o sähköpostiosoite
o auton tiedot
o vakuutusyhtiön CABAS-laskelma korvaustilanteissa
- Katsastus:
o auton rekisteritunnus
o asiakkaan etunimi, sukunimi
o yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- Romutustodistus:
o asiakkaan nimi
- Rengashotelli
o asiakkaan nimi
o osoitetiedot
o puhelinnumero
o sähköpostiosoite
o auton tiedot
- Markkinoinnin automaatio
o asiakkaan nimi
o osoitetiedot
o puhelinnumero
o sähköpostiosoite
o auton tiedot
o markkinointisuostumus- tai kielto
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Yhteystiedot, henkilötunnus, auton tiedot, markkinointisuostumus tai –kielto
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Trafin ajoneuvotietorekisteristä.
Kontaktitietoja tarjouspyyntöjen ja yhteydenottojen yhteydessä saadaan Automaan omien kotisivujen lisäksi myös autokaupan palvelukumppaneilta kuten Beely Oy, autotalli.com, nettiauto.com, NetWheels Oy, Finnhat Oy ja Tori.fi.
Rahoitusyhtiöltä saadaan tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta. Hakemuksen yhteydessä annetut tiedot eivät tallennu.
Vakuutusyhtiöltä saadaan autovakuutustiedot.
Takaisinkutsulista saadaan automerkin maahantuojalta ja/tai Trafilta.
Suoramarkkinointikontaktitietoja hankitaan edustamiemme uusien autojen päämiehiltä (Volvo Car Finland Oy, Ford Oy, Bassadone Automotive Nordic Oy) ja kaupallisilta toimijoilta sekä asiakkaan hyväksyessä markkinointiluvan kotisivuiltamme.
11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa
- auton maahantuojalle tieto autokaupasta maahantuojan palveluiden aktivoimiseksi sekä tietoa mahdolliseen takuukorjaukseen tai takaisinkutsuun liittyen
- liikenteen turvallisuusvirasto Trafille auton rekisteröintiä varten
- vakuutusyhtiölle auton vakuuttamista varten sekä korvausta vaativissa korjaustilanteissa
- rahoitusyhtiölle osamaksurahoitusta varten
- Fragus Oy:lle takuuturvatuotteiden myyntiä varten.
- Wilsoft Oy:lle asiakastyytyväisyyskyselyjen tekemistä varten.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-etukorttia
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Asiakastietoja säilytetään pääsääntöisesti 10 vuoden ajan asiakkaan edellisestä aktiivisestä asioinnista rekisterinpitäjän kanssa. Tämän jälkeen asiakastiedot poistetaan rekisterinpitäjän järjestelmistä.
Muualta suoramarkkinointiin hankittuja henkilötietoja ja prospektien tietoja säilytämme ostosopimuksen määrittelemän ajan tai enimmillään 6 vuoden ajan, mikäli tarjous tai yhteydenotto ei johda asiakkuuteen.
Asiakkaiden yhteydenottoja kuten tarjouspyyntöjä tai koeajopyyntöjä tai autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen voimassaoloaika tai 6 vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä sekä paperitarjoukset hävitetään.
Asiakkaan tuntemistiedot säilytetään rahanpesulain määrittelemät vähintään viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai liiketoiminnan suorittamisesta.
Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään auton paperien tai tarjouksen mukana, säilytysaika kuten tarjouksella.
Niin sanottujen punakilpisten esittelyautojen (autovero maksamatta) käyttöluvat arkistoidaan verotarkastusta varten kirjanpitolain mukainen kuluva + kuusi vuotta.
Tilaus- ja kauppasopimusta säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa.
Jälkimarkkinoinnin asiakastietoja, autojen tietoja ja huoltohistoriaa säilytetään 10 vuotta.
Huollon työmääräyksen yksi kappale toimitetaan laskun kanssa kirjanpitoon, jossa työmääräystä säilytetään velan vanhenemisaika kuluva + 6 vuotta.
Työmääräyksen toinen kappale säilytetään korjausehtojen ja vahinkotakuun mukaisesti 3 vuotta. Vakuutusyhtiön CABAS-laskelma arkistoidaan työmääräyksen mukana, kuvat arkistoidaan verkkolevylle ja hävitetään säilytysajan päätyttyä.
Kuusakoskelta saadusta romutustodistuksesta säilytetään yksi kopio autoliikkeessä ja yksi kopio toimitetaan maahantuojalle. Autoliikkeen kopio hävitetään, kun maksettu tuki autoliikkeelle on suoritettu.
Katsastuksen asiakastietoja säilytetään 10 vuotta edellisestä käynnistä. Lakisääteistä auton katsastushistoriaa ei poisteta.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen (kun käsittelyperuste on suostumus tai lakiperustetta säilytykselle ei ole)
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
- Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi tai muu oikeutetun edun perusteella tapahtunut käsittely)
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta https://s-ryhma.fi/tietosuoja/sinun-oikeutesi
Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä autokauppaan.
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Auton osto, huolto tai muu asiointi autokaupassa ei toteudu.
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Asiakasta voidaan profiloida asiakkaan ostokäyttäytymisen perusteella tai hänen antamansa markkinointisuostumuksen perusteella. Lupa tehtyyn profilointiin perustuu asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen, joka on syntynyt asiakassuhteen (esim. ostotapahtuma) luomisen yhteydessä tai asiakkaan antaman markkinointisuostumuksen perusteella. Asiakkaan profilointia voidaan hyödyntää automaattisen markkinoinnin yhteydessä.
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Ulkoiset järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.